"Bibliothèque" est une étude complète qui part de la description du système d'information existant selon MERISE pour aboutir à la représentation externe correspondant à une opération donnée .
Le but essentiel étant d'illustrer les méthodes présentées dans l'ouvrage, l'exemple a été choisi volontairement simple et n'exige du lecteur aucune compétence technique particulière dans le domaine de la documentation, hormis la connaissance du concept de thesaurus .
Thesaurus : liste alphabétique de mots-clés reliés par des liens sémantiques (synonymie, homonymie, hiérarchie...) ; permet de rechercher un ouvrage non seulement par le titre ou l'auteur, mais aussi à partir de mots-clés .
Nous présentons d'abord la description du système existant avec le formalisme MERISE, puis la conception du nouveau système.
Les schémas qui suivent décrivent en détail le système d'information existant, selon une classification en fonctions.
Fig 1.1
On distingue, dans l'existant, deux grandes fonctions (figures 1.3 et 1.4):
- gestion du fonds documentaire (commander et enregistrer les livres ...)
- gestion des prêts de livres aux abonnés (rechercher les ouvrages, enregistrer les prêts ...) .
Cette distinction revient à partager le système en deux sous-systèmes . Le choix du découpage se justifie, au sens de la théorie des systèmes, par le fait que les inter-relations entre sous-systèmes sont ainsi réduites au minimum : les deux fonctions présentent un seul point d'intersection, matérialisé par la circulation d'une fiche en cas de perte d'ouvrage .
Trois types d'utilisateurs sont confrontés au système d'information :
- l'administratif intervient dans l'achat et le paiement des livres ;
- le documentaliste enregistre et prête les livres ;
- l'abonné de la bibliothèque consulte et emprunte les livres .
Le découpage en deux sous-systèmes est tel que l'administratif et l'abonné n'ont affaire qu'à un des deux sous-systèmes alors que le documentaliste intervient dans les deux. Notons que la gestion des prêts fait parfois intervenir simultanément l'abonné et le documentaliste .
L'interaction entre le découpage en fonctions et en postes de travail est présentée sur le schéma suivant:
Fig1.2
Nous montrons à titre d'exemple une seule procédure minimale du système existant car les procédures minimales du système existant et du nouveau système sont trés proches et ne se différencient que par l'indication des opérations interactives et automatiques dans le nouveau système.
Nous présentons les éléments suivants:
- le schéma de la base de données selon le formalisme entité-relation de MERISE (figure 1.6)
- la procédure prévue de l'abonné, décrite par la figure 1.9
- les procédures minimales pour tous les postes de travail: la procédure minimale de l'administratif est décrite par la figure1.7 et celle de l'abonné par la figure 1.8. Pour le documentaliste, il y a trois procédures minimales correspondant à trois buts différents de ce poste de travail ; elles sont décrites par les figures 1.10 à 1.14;
- une procédure effective du poste du documentaliste pour deux buts différents (gestion du fonds propre et gestion des prêts), décrite par les figures 1.15 et 1.16
- le détail d'une opération (enregistrement prêt), décrit par la figure 1.18.
Choix des paramètres constants
Nous choisissons de mettre en oeuvre les paramètres constants minimum concernant l'aide à l'utilisateur; ce sont les possibilité d'interrompre, de quitter, d'annuler et de tranférer.
En conséquence, tous les schémas qui suivent doivent être interprétés en fonction de ce choix.
Remarques sur la figure 1.9
La précédence entre les opérations "Consultation du fonds" et "Enregistrement prêt" est une précédence facultative (indiquée en pointillé) car elle ne figure pas dans la procédure minimale de l'abonné.
Ici, elle engendre un enchaînement automatique car il n'y a pas de déclenchement par l'utilisateur de l'opération "Enregistrement prêt".
Cette précédence modifie l'opération "Enregistrement prêt" en ce sens qu'il y a un transfert automatique des données décrivant le livre consulté, ce qui minimise la saisie de la part de l'abonné.
L'opération "Enregistrement prêt" de la procédure abonné diffère de celle du même nom de la procédure documentaliste par le fait qu'il y a émission d'une fiche prêt qui sert à retirer le livre de la bibliothéque.
Remarques sur la figure 1.10:
Il n'y a pas de précédence permanente entre les opérations "Commande interne " et "Enregistrement" car il y a des livres qui parviennent à la bibliothéque sans avoir été commandés.
Les opérations "Consultation B.C.I" et "Consultation prêt" ont été rajoutées (par rapport à la description de la fonction1) car elles peuvent être utiles à la prise de décision.
Remarques sur la figure 1.15
Pour minimiser le travail du documentaliste, l'opération "Consultation B.C.I" devient automatique quand le documentaliste déclenche l'opération "Commande interne".
De même, l'opération "Consultation prêt" est exécutée automatiquement à la suite de l'activation de l'opération "Enregistrement perte".
Remarques sur la figure 1.17
Cette figure décrit en détail l'opération "Enregitrement prêt" en descendant au niveau de détail le plus élevé que l'on peut atteindre avec ce formalisme (saisie d'une rubriquepar l'utilisateur).
Le symbole "U" (initiative utilisateur) signifie que l'on passe le contrôle de la procédure à l'utilisateur qui peut alors activer soit une des commandes standard à sa disposition (remonter, quitter, annuler,...), soit une commande de la procédure activable à ce moment là.
L'utilisation de ce symbole a l'avantage de simplifier le schéma puisqu'il n'oblige plus à dire tout ce qui est possible ; par contre, il peut être complété en commentaires par la liste de ce qui est interdit, c'est-à-dire les opérations non activables à un moment donné.
La liste des commandes activables par l'utilisateur à un moment donné doit être visible pour l'utilisateur dans le menu (paramètres définis dans la Représentation Externe).
Un enchaînement automatique (pas de déclenchement utilisateur) se traduit à ce niveau de détail par un positionnement automatique du curseur sur l'écran.
Si on voulait le faire figurer dans le schéma de description de cette opération, il faudrait supprimer les déclenchements de l'utilisateur des opérations "Saisie numéro abonné", "Saisie numéro livre", "Saisie validation".
Nous présentons une description de l'écran standard dans les figures 1.18 et 1.19 puis la Représentation Externe de l'opération "enregistrement prêt" (décrite ci-dessus) dans les figures 1.20 et 1.21.
Remarques sur la figure 1.20
Dans la description de l'écran, nous distinguons visuellement les données qui sont saisies par l'utilisateur des données affichées par l'ordinateur.
Remarques sur la figure 1.21
Le terme LU signifie que l'utilisateur doit "cliquer" sur ce terme pour indiquer qu'il a lu le message d'erreur.
si il n'y avait qu'un choix possible pour l'utilisateur aprés une erreur, il serait plus judicieux de l'indiquer directement dans la fenêtre contenant le message d'erreur comme nous l'indiquons ci-dessous (l'utilisateur doit "cliquer" sur les "boutons" permettant de sélectionner les commandes ANNULER ou QUITTER).
